Een persoonlijk welkom voor nieuwe collecte-vrijwilligers dankzij digitale en geautomatiseerde dialogen

De jaarlijkse collecteweek in oktober is een onmisbare bron van inkomsten voor de Brandwonden Stichting, waarbij ruim 55.000 vrijwilligers zich inzetten. Door het jaar heen melden zich nieuwe collecte-organisatoren en collectanten aan bij de Brandwonden Stichting. Op dat moment is het hen soms nog niet duidelijk wat er van hen verwacht wordt en vaak duurt het nog een tijd tot de collecteweek in oktober. Hierdoor gebeurt het regelmatig dat nieuwe vrijwilligers uitvallen nog voordat zij in actie zijn gekomen. Daarom is het van groot belang om nieuwe vrijwilligers direct te betrekken bij het werk van de Brandwonden Stichting en duidelijk te maken hoe zij daaraan kunnen bijdragen. De uitdaging waar Abbi Insights samen met de Brandwonden Stichting mee aan de slag ging was dan ook: Hoe zorg je ervoor dat nieuwe vrijwilligers zich direct welkom en betrokken voelen én goed geïnformeerd zijn over hun rol?

De oplossing voor een warm welkom voor collecte-vrijwilligers
Om organisatoren warm te laten landen werkten Abbi en de Brandwonden Stichting een persoonlijke welkomstjourney uit. Na aanmelding ontvangt een nieuwe organisator een SMS die leidt naar een gepersonaliseerde chatdialoog. Om deze zo persoonlijk mogelijk te maken ontwikkelde de Brandwonden Stichting hiervoor een persona: Ria. 

Zij verwelkomt de nieuwe organisator, vertelt kort wat er verwacht wordt rondom de collecteweek en geeft antwoorden op de meest voorkomende vragen. Wanneer moet ik als organisator in actie komen en waar moet ik de collectematerialen bestellen? Ria legt het je allemaal uit. Als je daarna nog vragen hebt geeft zij die meteen door: makkelijk en laagdrempelig. Uit de resultaten blijkt duidelijk dat nieuwe organisatoren behoefte hebben aan deze informatie: 93% geeft aan het prettig te vinden om samen met Ria de werkzaamheden door te nemen. 

Nieuwe organisator Brandwonden Stichting over de chatdialoog: “De sms met de chat is heel bruikbaar en leuk. Het was precies de informatie die ik op dat moment wilde en in prettige kleine stapjes, zodat ik ook niet overvoerd werd met informatie over mijn nieuwe vrijwilligerswerk.” 

Door dit persoonlijke welkom worden nieuwe vrijwilligers ook direct betrokken bij het doel waar zij zich voor inzetten: een succesvolle collecte voor een toekomst zonder littekens!

Als pilot hebben Abbi en de Brandwonden Stichting in 2023 getest hoe deze oplossing werd ontvangen. De organisatie was enthousiast en ook de respons en reacties van de nieuwe organisatoren waren positief. Daarmee was de weg vrij om een welkomstjourney voor collectanten te ontwikkelen en een koppeling in te richten om de flows te automatiseren. 

Slimme technische integratie
Abbi richtte een koppeling in die de benodigde data ophaalt voor de chatdialoog en de antwoorden automatisch terugstuurt.  Hierdoor zijn de welkomstjourneys volledig geautomatiseerd: zodra een nieuwe collectant of organisator wordt toegevoegd in het CRM-systeem, stuurt de Brandwonden Stichting automatisch een SMS met een link naar de Abbi-chatdialoog. Op deze manier ontvangt een nieuwe vrijwilliger snel en precies op het juiste moment in de customer journey een persoonlijke welkomstboodschap. SMS blijkt hiervoor een zeer effectief kanaal te zijn dankzij de hoge attentiewaarde.

Na het afronden van de dialoog worden de antwoorden meteen automatisch teruggestuurd naar het CRM-systeem van de Brandwonden Stichting. Wanneer de nieuwe vrijwilliger een vraag stelt, wordt deze direct toegevoegd aan de takenlijst van de verantwoordelijke persoon of afdeling, waardoor deze snel kan worden opgevolgd.

Bijkomend voordeel van het inrichting van een koppeling: deze kan worden hergebruikt zodat de Brandwonden Stichting snel kan inspelen op verschillende momenten in de customer journey. Zo konden we via dezelfde koppeling een extra journey rondom de voorbereidingen voor de collecteweek gemakkelijk uitzetten onder alle organisatoren.

Femke Stal, Brandwonden Stichting ‘Dankzij persoonlijke dialogen kan de Brandwonden Stichting vrijwilligers niet alleen op een toegankelijke manier informeren, maar hen ook meteen actief betrekken bij het doel waarvoor ze zich inzetten. De technologie maakt het mogelijk om deze gesprekken precies op het juiste moment in de klantreis te voeren.’

Nieuwsgierig hoe de kracht van technologie ingezet kan worden om de binding met jouw vrijwilligers te versterken? En wil jij weten hoe Abbi jou hierbij kan helpen? Neem dan contact op met Ine of Marco.